Funções e atribuições dos profissionais de portaria

O porteiro é a primeira impressão do condomínio. É ele quem autoriza, ou não, a entrada de visitas, prestadores de serviços ou dos funcionários das unidades.

O porteiro é a primeira impressão do condomínio. É ele quem autoriza, ou não, a entrada de visitas, prestadores de serviços ou dos funcionários das unidades.

É ele também o primeiro a sofrer com os assaltos – em geral, o porteiro é dominado e assim, o ladrão consegue entrar no condomínio.

Ele também deve ser o cartão de visitas do local, mantendo um clima cordial, respeitoso e profissional na portaria.

Ele não deve temer barrar possíveis visitantes, afinal, liberar ou não pessoas depende apenas dos moradores – o porteiro executa as ordens que lhe foram dadas. Para manter a segurança do condomínio em dia, é importantíssimo lembrar que o porteiro deve ficar em um só lugar: na portaria.

Também vale ressaltar junto aos moradores sobre o que se pode ou não pedir ao porteiro. Em alguns casos, o abuso de “pequenos favores” feitos para o profissional pode configurar acúmulo de função.

Veja abaixo a descrição das funções e atribuições desse profissional tão importante:

FUNÇÕES E ATRIBUIÇÕES DOS PROFISSIONAIS DE PORTARIA

Controle de acesso de visitantes

• Ao chegarem, o porteiro deve interfonar para a unidade indicada. Assim, o morador pode autorizar a entrada do visitante

• Por questões de segurança, o porteiro deve manter-se dentro da portaria e usar o porteiro eletrônico para se comunicar com o visitante que esteja do lado de fora. Mesmo que seja chamado, não deve sair da guarita

• Caso haja dúvida sobre quem é o visitante, é conveniente que o porteiro solicite que o morador venha identificar visualmente o visitante

• Durante esse período, o estranho deve esperar do lado de fora do condomínio

• Não se deve colaborar com a entrada de visitantes regulares sem antes checar a autorização com o morador todas as vezes

Recebimento de encomendas

• Nos casos de entrega de comida o profissional interfona para o morador vir retirar seu pedido na portaria, evitando a entrada de estranhos no condomínio

• Se a entrega for dos Correios, como pacotes, por exemplo, alguém da unidade é chamado para retirar o pacote e assinar o recibo. Caso não haja ninguém na unidade, o porteiro pode receber o volume

• Também nesse caso o entregador não adentra o condomínio

• Em alguns casos, ao final do turno, o profissional entrega os recebidos nas unidades – mas isso depende de cada local

Prestadores de serviço/Concessionárias

• Só deixar entrar funcionários de empresas (como TV a cabo ou internet, por exemplo), após se certificar que houve pedido por parte dos moradores. Caso haja dúvida, o porteiro deve recorrer ao zelador

• Após tirar essa dúvida, pode-se ligar para a empresa para saber se a pessoa que está se apresentando no condomínio é realmente funcionário

• Quando o interessado em entrar no condomínio se disser funcionário de concessionária (empresa de água, luz, gás) pode-se ligar para a administradora, também. A empresa pode colaborar dizendo se realmente houve algum tipo de pedido de verificação ou de manutenção

• Da mesma maneira, o porteiro deve fazer a identificação do suposto funcionário com a empresa em questão

• Após ter deixado o profissional entrar, fazer um registro com o nome completo e dados da pessoa

• Em caso de obras no condomínio, só se deve deixar entrar os funcionários apontados e autorizados pela empresa prestadora de serviços. Caso haja algum tipo de remanejamento, o zelador, o síndico e o porteiro devem ser avisados pela empreiteira

Relação com os moradores

• O profissional deve manter um relacionamento cordial e simpático com os moradores, evitando a todo custo deixar a portaria desassistida

• Deve colaborar para o comprimento do regulamento interno

• Deve alertar o zelador e o síndico sobre irregularidades ocorridas durante o seu horário de trabalho