Com a automatização da maior parte dos processos operacionais, a GECON proporciona mais liberdade, transparência e credibilidade para o síndico dedicar mais tempo às pessoas que vivem e trabalham nesta comunidade chamada condomínio.
Antes de falarmos sobre o assunto, vamos alinhar premissas de mercado que embasam os 3 pontos primordiais:
Administradoras existem para entregar soluções integradas para o síndico e principalmente para os condôminos.
Com a automatização da maior parte dos processos operacionais, a GECON proporciona mais liberdade, transparência e credibilidade para o síndico dedicar mais tempo às pessoas que vivem e trabalham nesta comunidade chamada condomínio
Nós temos a obrigação de solucionar problemas reais. Não podemos nos dar ao luxo de resolver um problema e criar outro. Temos que entregar soluções integradas, respeitando as leis vigentes (e não são poucas). Isto é o que chamamos de segurança jurídica.
1- PASSE MAIS TEMPO COM AS PESSOAS:
Inclua na sua agenda um tempo fixo (como se fosse uma reunião mesmo!) e dedicado a conversar com colaboradores (orgânicos ou terceirizados), moradores e fornecedores. Crie este compromisso com a disciplina de passar mais tempo fazendo “corpo a corpo” ou “olho no olho”. 1 vez por semana pelo menos
Para isso organize-se e faça uma ótima gestão do seu tempo já que o síndico não pode ser “gargalo” dos processos, correto. Você é um facilitador e servidor.
Estude muito para acelerar seu poder de tomada de decisão. Conhecimento traz segurança para tomar decisões mais rápidas e assertivas e a solucionar conflitos.
Delegue. Não “delargue”. Se você “delargar”, o trabalho volta em dobro para você.
Muitas soluções e ideias saem de conversas com quem coloca a mão na massa (colaboradores), quem recebe e paga pelo serviço (condômino) e quem presta o serviço (síndico e fornecedores).
2- USE TODA TECNOLOGIA DISPONÍVEL PELA SUA ADM
Aqui considerei TECNOLOGIA = COMUNICAÇÃO e dividi em 3 esferas para facilitar o entendimento.
Comunicação Estratégica (periodicidade de 6 meses a 1 ano)
Quem faz? → Síndico e/ou Conselho
Quais são?--> Prestação de Contas, Previsão Orçamentária, Controle de acesso, Assembleias Virtuais/híbridas
Periodicidade baixa. Tomam pouco tempo do síndico no dia-a-dia mas precisam ser o mais automatizadas possível e considerar todas as variáveis de um orçamento condominial para evitar problemas futuros
Comunicação Tática (periodicidade de 1 a 3 meses)
Quem faz? → Síndico
Quais são? → Notícias, Comunicados, Compras, Treinamento, documentação do condomínio
Site e app ajudam muito nestas comunicações pois apesar de terem uma periodicidade média, podem ser realizadas à distância
Comunicação Operacional (periodicidade diária a mensal)
Quem faz? Equipe e condôminos
Quais são? Limpeza, mudanças, Reserva de ambientes, reclamações, sugestões, multas, advertências, notificações, solicitações, folha de pagamento, boletos, informações financeiras, gráficos e relatórios
Aqui o potencial de ganho de tempo é enorme. Quanto mais automatização aqui, mais tempo sobrará para o síndico passar com as pessoas.
Pergunte-se quais dessas ferramentas de comunicação e gestão acima a sua administradora atual te entrega.
3- SEJA TRANSPARENTE:
Transparência traz leveza.
Não uso de conta pool traz leveza (Na Gecon não usamos conta pool)
Dida não com leveza e tranquilidade
Ouça com empatia e explique os porquês
Não se cobre demais (não dá pra fazer tudo) e não reclame!
Seja transparente com você mesmo pois não dá para falar uma coisa e fazer outra não é mesmo?
Aprenda sempre
Compartilhe responsabilidade com o conselho
Seja autêntico e potencialize suas habilidades.
Coragem!
Aprenda alguma técnica para melhorar sua comunicação com você mesmo e depois com os outros.
Eu uso a Comunicação Não Violenta e você?
Por Leonardo Torres
Franqueado GECON Rio ZS Síndico Certificado FGV / CONASI